Я устал от скучных клише и бессмысленных электронных письмах строк в моем почтовом ящике. Может быть, сегодня я получу что-то получше. О, похоже, у меня тут есть несколько новых писем.
– «Уважаемый господин или госпожа, надеюсь, у вас все хорошо!»
Если вы все еще используете эти фразы, не обижайтесь, но поймите, возможно, вы только что нашли причину, по которой люди редко отвечают на ваши письма.
И если ваша цель — эффективно общаться и получать то, что вы хотите, помните, что написание хорошего электронного письма требует времени и усилий. Кроме того, сегодня люди получают так много электронных писем, что у них нет другого выбора, кроме как расстраиваться из-за пустых фраз и удалять большинство сообщений, которые они получают, в течение нескольких секунд после их открытия.
В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные фразы-клише в деловой среде и лучшие альтернативы им.
Часто используемые приветственные фразы в деловых электронных письмах
То, как вы начинаете свое письмо, задает тон и может сформировать восприятие вас получателем. Наряду с темой, это также может определить, продолжит ли он читать. Вот семь фраз, которые вам следует удалить или найти им замену, если вы не хотите быть тем надоедливым парнем, чье письмо «хорошо находит читателя».
Как вы?
как дела – клише
источник: Businessinsider
Я знаю, что вы пытаетесь быть вежливым, но, как правило, отправитель на самом деле не хочет знать, а получатель не говорит правду. Так в чем же смысл? Если вы действительно заинтересованы и хорошо знаете получателя, лучше потратить время, чтобы написать что-то более персонализированное. Например, «Мне понравился ваш твит о [тема]», «Было приятно познакомиться с вами на конференции. Чья речь вам понравилась больше всего?» Они выполняют примерно ту же функцию, что и «Как дела?», но требуют больших усилий.
Меня зовут Джон, и я работаю в компании John Inc.
Если вы начинаете свое письмо с этой фразы, чтобы добавить авторитета, помните, что всегда есть обратная сторона медали: получатели могут воспринять вас как высокомерного человека. Если вы хотите сделать профессиональную подпись в письме , будет разумно включить свое имя и должность в конце.
пример подписи электронной почты с именем и должностью
Надеюсь, у тебя все хорошо.
Еще одна распространенная автоматическая фраза-заполнитель, которую мы слишком часто используем в электронных письмах, — «Надеюсь, у вас все хорошо». Как и «Как дела?», эти слова больше не имеют никакого значения.
Надеюсь, это письмо застанет вас в добром здравии.
Если вы хотите, чтобы люди отвечали на ваше письмо, убедитесь, что оно приносит им пользу. Поскольку это клише, похоже, не несет никакой реальной пользы, вы можете удалить его без всяких сомнений. Вместо этого покажите, что вы уважаете время читателя, и сразу переходите к сути.
Согласно нашему разговору
Это относится к самым опасным клише в деловом общении. Это не только звучит слишком официально и официально, но и может показаться получателям требовательным или даже агрессивным. Чтобы избежать путаницы, лучше перефразировать разговор вежливо. Например, «Когда мы встречались в прошлый раз, мы договорились, что вы подготовите квартальный отчет к 25 октября».
Я знаю, ты занят.
Когда вы делаете такие заявления в своих электронных письмах, вы не можете рассчитывать на то, что люди будут воспринимать вас всерьез. Вы можете написать: «Я знаю, что вы заняты», получатель прочтет: «Мое время менее ценно, чем ваше».
Я просто хотел обратиться к вам.
Это отнимает много времени. Не будет ли эффективнее пропустить все объяснения и выразить действие, которое вы просите совершить читателя?
генератор подписи электронной почты
Идеи по улучшению
Вот что вы можете сделать вместо этого.
Перейдем сразу к делу
Занятые люди часто предпочитают простые и лаконичные электронные письма милым. Им не нужны ваши объяснения того, почему вы Материал номера телефона Кувейта обращаетесь к ним. И чем раньше вы перейдете к сути, тем счастливее будут ваши получатели. Кроме того, вы все равно можете сохранить тон вашего электронного письма милым и вежливым без лишних фраз.
Начать небольшую беседу
Если вы знаете человека, которому пишете, никогда не помешает напомнить ему, что у вас есть с ним отношения. Например, «Надеюсь, вам понравилось ваше пребывание в Чикаго после встречи».
Фразы в тексте письма
После того, как вы выразили надежду, что ваше письмо хорошо нашло получателя, вам следует тщательно выбрать еще одну бессмысленную фразу или даже две, чтобы не переходить к делу как можно дольше. Шутка. Если только вы не ненавидите получателя, и ваша цель — разозлить его.
Вот несколько распространенных клише, которых следует избегать в тексте электронного письма.
Проблема в том…
Почти каждый раз, когда я пишу в службу 10 основных показателей эффективности и метрик email-маркетинга для успешных email-кампаний поддержки клиентов с просьбой о помощи с приложением или устройством, они начинают свое объяснение с фразы «проблема в том». И знаете, почему я ее ненавижу? Потому что она задает негативный тон письму. Я уверен, что каждый клиент был бы рад услышать об исправлении, а не о проблеме. Никто не любит проблемы.
Если быть честным
Вы обычно нечестны? Если нет, то прекратите это и сосредоточьтесь на том, чтобы говорить все как есть.
Моя компания специализируется на
Как правило, эта фраза в электронной почте идет вместе с чем-то вроде «Привет. Меня зовут Джон». Есть две причины, по которым эта Вьетнамское предложение пара не хороша. Если вы используете ее и ожидаете, что вас будут воспринимать как профессионала, имейте в виду, что выражение себя отдельно от вашей компании не принесет вам никакой пользы. Кроме того, «специализироваться» — это сухое и формальное слово, которое не говорит вашей аудитории. Используя эту фразу, вы заставляете получателя видеть только еще одну общую компанию, которая годами не обновляла свои шаблоны электронной почты. Если вы хотите выделиться среди конкурентов, сделайте все возможное, чтобы звучать более естественно, как будто вы разговариваете с человеком за пределами Интернета.
Обратите внимание, что
Если вы не хотите показаться снисходительным, используйте альтернативные варианты, такие как «имейте в виду» или «для справки». Иногда можно даже опустить фразу «обратите внимание», не теряя сути.
Я думаю
Если вы говорите «Я думаю о тебе», это нормально. Но если вы говорите «Я думаю, что могу тебе помочь», это означает, что вы не уверены. Так ли это?
Как я уже упоминал ранее
Со сколькими людьми вы общаетесь по электронной почте? Если их больше пяти, я с трудом верю, что вы точно помните, что каждый из них сказал в длинной цепочке сообщений. В следующий раз, когда вы напишете «Как я уже упоминал», просто перескажите информацию, не намекая, что вы уже поделились ею.
Проверка в
Это клише можно встретить в основном в темах писем. Несет ли оно какую-либо ценность или предлагает конкретную информацию о содержании письма? Конечно, нет. Вместо этого оно может легко отпугнуть получателя. Если у вас есть что-то конкретное на уме, что вы хотите обсудить, укажите это в теме письма.
Пожалуйста, найдите прикрепленный файл.
Нет ничего плохого в том, чтобы писать «Пожалуйста, найдите прикрепленный файл» в электронных письмах, если вы хотите звучать как юрист девятнадцатого века. В других случаях рассмотрите возможность использования альтернатив, таких как «Я прикрепил для вас документ», «Пожалуйста, обратитесь к прикрепленному pdf-файлу для получения более подробной информации», «Соответствующая информация находится в прикрепленном файле».
клише в теле письма
Я полностью понимаю, что ты чувствуешь.
Даже если вы когда-либо оказывались в такой же ситуации, будучи человеком по ту сторону экрана, не ждите, что они почувствуют себя лучше после того, как вы дадите им понять, что можете понять. Независимо от того, намеревались ли вы оказать поддержку и сочувствие, приведенная выше фраза может вызвать еще большее разочарование и гнев. Вот почему лучше повторить проблему их словами, чтобы они почувствовали, что вас поняли. Например, «Я определенно вижу, как это вас расстраивает, и хочу убедиться, что мы решим эту проблему как можно скорее».
Идеи по улучшению
Вышеупомянутые деловые клише и фразы не вносят никакого вклада в сообщение. Кроме того, они задают либо негативный, либо снисходительный тон вашим электронным письмам. Что вы можете с этим поделать?
Будьте более разговорчивы
Чтобы ваше сообщение звучало более естественно и дружелюбно, старайтесь писать так, чтобы создавалось впечатление, что вы не пишете, а разговариваете с получателем лицом к лицу.