Независимо от того, занимаетесь ли вы Написание электронного развитием бизнеса, продажами, маркетингом или даже являетесь основателем небольшой или средней компании — деловые встречи являются неотъемлемой частью вашей жизни. Вы исследуете новые возможности, общаясь с коллегами, лидами и потенциальными клиентами; вы выстраиваете новые отношения с партнерами и другими важными людьми в бизнесе.
Руководство по запросу деловой встречи
Но как лучше всего запросить встречу? Часто одним из самых удобных способов назначить встречу занятым деловым людям является электронная почта. Таким образом, вы не застанете их, когда они отвлекутся или займутся другим делом. Так они смогут ответить, когда у них появится минутка, чтобы проверить свой календарь.
Кто может быть получателем вашего электронного письма с приглашением на встречу?
Существуют различные причины для рассылки писем-приглашений. Например, вам может понадобиться связаться с:
Ваш генеральный директор — если вы хотите обсудить какие-то вопросы, связанные с трудоустройством;
Руководство — если вам необходимо стратегическое совещание;
Торговый представитель — если вы хотНаписание электронногоите купить какое-либо программное обеспечение или инструмент и хотите обсудить детали;
Деловой партнер — для обсуждения партнерства;
Лид или клиент — чтобы рассказать больше о ваших услугах и сделать предложение.
Статья по теме: «Как написать лучшее бизнес-предложение для инвесторов».
Лучшая структура для шаблонов электронных писем с приглашением на встречу
Профессиональная тема письма
Продуманная тема письма с приглашением на встречу имеет важное значение. Обязательно используйте слова, которые мотивируют получателей посетить вашу встречу или, по крайней мере, ответить на ваше письмо. Убедительная тема письма особенно важна, если вы обращаетесь к людям, которым вы нечасто пишете по электронной почте.
Добавьте имя получателя
Таким образом, вы можете сделать свое приглашение персонализированным.
Сделайте дату видимой в теме письма
В какую дату и время состоится встреча? Укажите эту информацию в теме письма, чтобы получатель мог сохранить ваше письмо в своем почтовом ящике и проверить дату/время, не открывая его.
Не делайте это слишком длинным.
Не добавляйте ничего лишнего, чтобы он Материал номера телефона Люксембурга полностью отображался на мобильных устройствах.
Коэффициент открываемости по длине темы письма
источник: суперофис
Примеры тем писем с приглашением на встречу:
«Запрос на встречу от Натали Полли: Начало проекта»
«Запланировано: запуск проекта 12 октября»
Прочитайте наши 20 советов, которые помогут вам создать лучшую тему приглашения на встречу
Важные детали для добавления в электронное письмо
Место проведения встречи
Укажите, будет ли встреча проходить в конференц-зале или где-то еще. Не забудьте указать адрес, если вы приглашаете кого-то за пределами вашей компании.
Дата и время
Также важно включить полную дату и время встречи в текст вашего электронного письма с приглашением на встречу. Если вы Повысьте коэффициент конверсии покупок за пять простых шагов имеете дело с людьми, которые живут в других часовых поясах, обязательно уточните правильное время и дату для приглашенных.
Пример: 20 октября, 14:00–15:35, США/Тихий океан
Совет : проверьте, не является ли дата госуНаписание электронногодарственным праздником. И постарайтесь не назначать встречи слишком поздно, так как это может занять больше времени, чем вы и ваши приглашенные ожидаете.
Повестка дня
Объясните, что будет обсуждаться, демонстрироваться или Вьетнамское предложение предлагаться. Таким образом, вы сможете правильно структурировать встречу, и у получателей не возникнет никаких сомнений относительно того, о чем идет речь.
Пример повестки дня собрания
источник: vertex42
Продолжительность встречи
У некоторых людей может быть плотный график. Вот почему важно дать участникам некоторое представление о том, как долго продлится встреча.
Список участников
Если на встрече присутствуют более двух человек, включите список присутствующих, чтобы сделать встречу комфортной для обеих сторон.
Как написать основной текст письма с приглашением на встречу
Обязательно представьтесь.
При отправке запроса на встречу по электро Написание электронного нной почте рекомендуется начать с представления и краткого изложения того, как вы знаете человека. Укажите свое имя, должность, опыт, но будьте кратки. Если вы не очень хорошо знаете получателя, напомните ему, как вы познакомились (если познакомились) или как вы о нем услышали. Например, «[общая связь – Марк Робертс] рекомендовал мне связаться с вами».
Укажите причину, по которой вы хотите встретиться
Предоставьте подробную информацию о цели встречи. Вы можете составить список, чтобы быть максимально точным. Однако вы можете пропустить этот абзац, если вы уже ясно указали это в повестке дня встречи.
Четко объясните, что вам требуется от другой стороны.
Это поможет вашим приглашенным понять, что им следует взять с собой и о чем подумать перед встречей.
Назовите выгоды, которые получатель может получить от встречи.
Объясните, зачем им нужна встреча с вами и что они получат от этой встречи.
Вычитать текст.
Убедитесь, что ваш язык вежливый и професси Написание электронного ональный. Всегда проверяйте все, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Дважды проверьте, не ошиблись ли вы в написании чьего-то имени и т. д.
Проверьте грамматику в ваших электронных письмах с приглашениями на встречу
источник: grammarly
Разработка приглашения на встречу по электронной почте
Сделайте шаблон электронного письма простым
Составляйте короткие, по существу и релевантные письма о встречах по расписанию. Избегайте сложных элементов. Чем проще письмо, тем больше вероятность, что люди ответят.
Добавьте логотип вашей компании
Если вы пишете официальный запрос на корпоративную встречу, включите цвета и логотип вашей компании. Кроме того, логотип может быть включен в профессиональную подпись электронной почты, которую вы можете добавлять в каждое отправляемое вами электронное письмо.
Добавьте несколько фотографий
Если у вас запланирована крупная конференция или вы планируете разместить там свой стенд, было бы неплохо добавить карту и фотографию.
Используйте профессиональную подпись электронной почты
Обязательно включите профессиональный нижний колонтитул электронной почты в электронные письма с запросом на назначение. Если у вас нет подписи электронной почты, вы можете легко создать ее бесплатно с помощью NEWOLDSTAMP email signature creator .
генератор подписи электронной почты
Добавьте свое фото
Чтобы сделать ваши электронные письма Написание электронного более персонализированными, обязательно добавьте свою фотографию.
Укажите как можно больше контактных данных
Подумайте о том, чтобы добавить свой номер телефона, адрес и ссылки на профили в социальных сетях, чтобы с вами было легче связаться.
Добавьте призыв к действию
Вы можете добавить призыв к действию для бронирования звонков или продвижения в социальных сетях.
Используйте баннер
Баннер в подписи к электронному письму может значительно облегчить получателю задачу запланировать встречу с вами с помощью календаря.